Algemene voorwaarden

1. Wie ik ben en wanneer deze voorwaarden gelden

Deze voorwaarden gelden voor alles wat je bij mij boekt: fotoshoots, bruiloften, fotoproducten, styled shoots en workshops.

Ik: Kelly van der Pol Fotografie, handelend onder de namen Zet Jezelf In Je Kracht en Studio by Kelly. Wageningsestraat 39, Zetten. KvK-nummer 66695848.
Jij: de persoon of personen met wie ik een afspraak maak, bijvoorbeeld een bruidspaar of een bedrijf.
Shoot: elke fotosessie die je bij mij boekt, in mijn studio of op locatie. Een bruiloft is ook een shoot. Waar voor een bruiloft iets anders geldt, staat dat erbij.

Ik stuur deze voorwaarden mee met mijn offerte. Ze gelden ook voor mensen die ik voor jouw opdracht inschakel, zoals een second shooter.
Willen we ergens van afwijken, dan spreken we dat schriftelijk af; een mail is genoeg.

2. Offerte en boeking

Je boeking is rond zodra je mijn offerte schriftelijk hebt bevestigd, bijvoorbeeld per mail. Je datum ligt vast zodra je aanbetaling binnen is.

Een offerte is 14 dagen geldig. Daarna vervalt het aanbod.
Met je bevestiging ga je ook akkoord met deze voorwaarden, die je bij de offerte hebt ontvangen.
Staat er een duidelijke vergissing in de offerte, zoals een tikfout in de prijs, dan hoef ik me daar niet aan te houden.
Wil je iets extra’s dat niet in de offerte staat, zoals extra uren of extra foto’s? Dan spreken we vooraf af wat het kost. Ik reken het pas als jij akkoord hebt gegeven.

3. Prijzen en betaling

Bij het boeken betaal je 40% aanbetaling; de rest betaal je vóór de shoot.

Prijzen: de prijzen in je offerte zijn eindprijzen. Extra kosten, zoals locatiehuur, reiskosten of een album, staan er apart in.
Aanbetaling: 40% van het totaalbedrag, bij het boeken.
Restant: in één keer. Bij een bruiloft uiterlijk 4 weken voor de trouwdag, bij andere shoots uiterlijk 1 week voor de shoot. Boek je korter van tevoren, dan betaal je meteen het hele bedrag.
Betaaltermijn: facturen betaal je binnen 14 dagen, tenzij op de factuur een andere termijn staat.
Foto’s: je ontvangt je foto’s zodra alles betaald is.
Losse fotoproducten: bestel je na je shoot een product, dan betaal je dit product vooraf. Ik ga ontwerpen en bestellen zodra je betaling binnen is.

Te laat betalen

Betaal je niet op tijd, dan stuur ik je eerst een herinnering. Blijft betaling uit, dan krijg je een aanmaning met nog 14 dagen de tijd. Betaal je ook dan niet, dan mag ik wettelijke rente en incassokosten volgens de wettelijke regels in rekening brengen.

4. Voorbereiding en de shoot

Ik fotografeer in mijn eigen stijl, zoals je die kent van mijn website en social media.

Vóór de shoot bespreken we samen je wensen. Geef me op tijd alle informatie die nodig is en zorg dat die klopt. Ik ga daar vertrouwelijk mee om.
Ik doe mijn uiterste best om je wensen waar te maken, maar een bepaald resultaat kan ik niet garanderen.
Help mee om de omstandigheden zo goed mogelijk te maken, bijvoorbeeld door op tijd te zijn en de planning met me te delen.
Locatie buiten mijn studio: jij regelt en betaalt de locatie, inclusief toestemming om er te fotograferen, tenzij we iets anders afspreken. Check dit vooraf, zodat er geen verrassingen zijn.
Parkeren: zijn er parkeerkosten of is een vergunning nodig, dan regel jij die voor mij.
Openbare plek: fotograferen we op een openbare plek, dan zorg jij voor toestemming van de mensen uit jouw gezelschap die op de foto komen.
Ik ben niet verantwoordelijk voor momenten die ik mis door vertraging of planningsfouten van anderen, of doordat anderen mijn werk hinderen.
Ben je niet tevreden door iets dat vooraf bekend was, zoals de locatie, het weer, je kledingkeuze of mijn bewerkingsstijl? Dan is dat geen reden om de shoot over te doen.

5. Extra afspraken bij bruiloften

Op je trouwdag zorg jij voor een parkeerplek, drinken en de maaltijden die ik nodig heb.

Duurt de bruiloft meerdere dagen, dan regel jij een hotelovernachting voor mij en eventueel mijn second shooter.
Bij een bruiloft in het buitenland regel en betaal jij minstens twee overnachtingen en de reiskosten.
Dit bespreken we vooraf en zetten we in de offerte.
Een trouwdag loopt niet altijd volgens plan. Ik doe mijn best om alle momenten en groepsfoto’s vast te leggen die jij belangrijk vindt, maar ik kan niet garanderen dat elk moment op de foto staat.

6. Annuleren en verzetten door jou

Annuleren of verzetten doe je per mail; de datum waarop ik je mail ontvang, telt. Dit artikel geldt voor shoots en bruiloften. Voor styled shoots en workshops zie artikel 14.

Bedenktijd

Binnen 14 dagen na het boeken kun je kosteloos annuleren en krijg je alles terug. Dat geldt niet als de shoot binnen die 14 dagen plaatsvindt, of als je als bedrijf boekt.

Annuleren

Daarna betaal je bij annuleren een deel van het totaalbedrag. Hoe dichter bij de datum, hoe groter dat deel, omdat ik de datum dan steeds moeilijker opnieuw kan vullen.

Bruiloft

Annuleer je…	Dan betaal je
tot 6 maanden voor de trouwdag	30%
tussen 6 maanden en 4 weken ervoor	40% (de aanbetaling)
tussen 4 weken en 1 week ervoor	75%
in de laatste week	100%, behalve fotoproducten die nog niet besteld zijn

Andere shoots

Annuleer je…	Dan betaal je
tot 4 weken voor de shoot	30%
tussen 4 weken en 1 week ervoor	40% (de aanbetaling)
tussen 1 week en 48 uur ervoor	75%
binnen 48 uur, of je komt niet opdagen	100%, behalve fotoproducten die nog niet besteld zijn

Wat je al betaald hebt, verreken ik hiermee. Heb je meer betaald, dan krijg je het verschil binnen 14 dagen terug.

Verzetten

Bruiloft: je kunt de trouwdag één keer kosteloos verzetten als ik op de nieuwe datum kan. Wat je al betaald hebt, gaat mee. Verzet je binnen 3 maanden voor de trouwdag, dan betaal je 15% extra, omdat ik de oorspronkelijke datum voor je heb vrijgehouden.
Andere shoots: je kunt je shoot één keer kosteloos verzetten, tot 48 uur van tevoren tenzij we een locatie hebben gehuurd, de kosten voor de locatie worden dan doorberekend.
Kan ik niet op de nieuwe datum, of verzet je vaker of later, dan geldt het als annulering volgens de tabellen hierboven.
Valt de nieuwe datum in een periode met hogere tarieven, dan hoor je dat vooraf en betaal je het nieuwe tarief.

Ben je ziek of is er iets anders waar je niets aan kunt doen? Dan geldt artikel 7.

7. Als ik niet kan, en overmacht

Kan ik zelf niet fotograferen, dan zoeken we een oplossing. Lukt dat niet, dan krijg je alles terug wat je hebt betaald.

Als ik niet kan

Bij ziekte, extreme weersomstandigheden, het overlijden van een dierbare of problemen met mijn apparatuur mag ik een shoot onderbreken of verzetten. Ik laat het je zo snel mogelijk weten.
Bij een bruiloft regel ik een vervangende fotograaf met een vergelijkbare stijl. Bij andere shoots spreken we een nieuwe datum af of regel ik een vervanger.
Is er geen passende oplossing, dan mag je de overeenkomst ontbinden. Je krijgt dan alles terug wat je hebt betaald.

Overmacht

Kan een van ons door overmacht niet, zoals bij ziekte, een ongeluk, brand, een pandemie of overheidsmaatregelen, dan mogen we de shoot uitstellen of verzetten. Zolang de overmacht duurt, staan onze afspraken stil.
We zoeken dan samen naar een nieuwe datum of een andere oplossing.
Ben je een bedrijf, dan verplaatsen we de shoot en blijft de betaling staan, tenzij we iets anders afspreken.

8. Levering van je foto’s

Binnen een paar dagen na de shoot krijg je een preview; de rest van je foto’s lever ik binnen 6 tot 8 weken.

De levertijd is een schatting. Loopt het door onvoorziene omstandigheden uit, dan hoor je dat van me.
Hoeveel foto’s je krijgt en in welk formaat (webformaat of hoge resolutie), staat in je pakket of offerte.
Ik selecteer en bewerk de foto’s in mijn eigen stijl. Bij een bruiloft maak ik de selectie. In pakketten waarin je zelf foto’s kiest, kies je uit de selectie die ik je laat zien.
Extra bewerkingswensen zijn meerwerk. We spreken vooraf af wat dat kost.
Onbewerkte bestanden (RAW) lever ik niet.
Maak zelf een back-up zodra je je foto’s hebt ontvangen.

9. Fotoproducten

Fotoproducten zoals albums, wanddecoratie en boxen maak ik speciaal voor jou, met jouw foto’s. Daarom geldt er geen bedenktijd en kun je ze niet ruilen of retourneren.

Ontwerp-, druk- en verzendkosten staan in je offerte of bestelling, tenzij we iets anders afspreken.
Hoe je betaalt, staat in artikel 3.
Ik verstuur je product naar het adres op je factuur. Geef je een verkeerd adres op, dan ben ik niet verantwoordelijk voor de gevolgen. Je kan de fotoproducten ook ophalen in mijn studio.
Is er iets mis met je product, zoals een drukfout of beschadiging? Laat het me zo snel mogelijk weten, dan zorg ik voor herstel of vervanging. Je wettelijke rechten blijven gelden.

10. Jouw foto’s: gebruik, auteursrecht en privacy

Ik gebruik jouw foto’s alleen als jij daar vooraf toestemming voor geeft.

Wat ik met je foto’s doe

Foto’s waarop jij herkenbaar bent, gebruik ik alleen voor mijn website, social media of ander promotiemateriaal als jij daar vooraf schriftelijk toestemming voor geeft.
Je bepaalt zelf welke foto’s ik mag gebruiken en waarvoor.
Je kunt je toestemming altijd intrekken. Daarna plaats ik die foto’s niet opnieuw en haal ik ze weg van mijn website en social media.
Ik ga vertrouwelijk om met je foto’s en gegevens. Ik deel ze alleen als dat nodig is voor je opdracht, bijvoorbeeld met de drukkerij van je album.

Wat jij met je foto’s mag

Het auteursrecht op de foto’s blijft bij mij.
Na volledige betaling mag je je foto’s gebruiken voor privégebruik, bijvoorbeeld op je eigen social media of als cadeau.
Bewerk of snijd je foto’s niet bij, en zet er geen filters of tekst op, ook foto’s gebruiken voor AI is niet toegestaan.
Plaats je een foto online, vermeld dan mijn naam of tag mijn account.
Commercieel gebruik of insturen voor een wedstrijd mag alleen met mijn toestemming.
Ben je een bedrijf, dan gebruik je de foto’s alleen voor de doelen die we hebben afgesproken. Volledige rechten krijg je alleen als je die afkoopt en dat op de factuur staat.

11. Aansprakelijkheid en schade

Ben ik aansprakelijk voor schade, dan vergoed ik maximaal het bedrag dat je voor de opdracht hebt betaald. Die grens geldt niet als ik de schade met opzet of door grove nalatigheid heb veroorzaakt.

Waarvoor ik niet aansprakelijk ben

Schade doordat ik ben uitgegaan van onjuiste of onvolledige informatie van jou, of van iemand namens jou.
Verlies, diefstal of beschadiging van jouw spullen tijdens een shoot op locatie.
Kleurverschillen op schermen die niet gekalibreerd zijn, of in afdrukken die je ergens anders laat maken.
Wat anderen doen of nalaten, zoals vertragingen door leveranciers. Ook niet als ik die leverancier heb aanbevolen.
Het weer op de foto’s.
Gebreken in de foto’s door oorzaken waar ik geen invloed op heb, zoals storende achtergronden, elementen of lichtsituaties op de locatie.

Waarvoor jij verantwoordelijk bent

Locatie: zijn er boetes of extra kosten omdat er geen toestemming of betaling voor de locatie was, dan zijn die voor jouw rekening. Check dit dus vooraf (zie artikel 4).
Mensen op de foto: op een openbare plek zorg jij voor toestemming van de mensen uit jouw gezelschap die op de foto komen. Ontstaan er problemen omdat die toestemming ontbrak, dan ben jij daarvoor verantwoordelijk.
Je bestanden: raak je je foto’s kwijt nadat ik ze heb geleverd, dan ben ik daar niet verantwoordelijk voor. Maak daarom meteen een back-up.
Mijn apparatuur: maak jij tijdens een shoot schade aan mijn apparatuur, dan betaal jij de reparatie. Kan het niet gerepareerd worden, dan vergoed je de waarde die de apparatuur op dat moment had.

Als er foto’s verloren gaan

Ik werk op bruiloften met twee camera’s en verschillende lenzen, en sla elke shoot op meerdere geheugenkaartjes tegelijk op. Zo kan er zo weinig mogelijk misgaan.

Gaan er toch foto’s verloren voordat ik ze heb geleverd, bijvoorbeeld doordat een geheugenkaartje beschadigd raakt? Dan doen we de shoot kosteloos over.
Bij een bruiloft kan dat niet. Dan betaal ik het deel van het bedrag terug dat bij de verloren foto’s hoort.
Meer schadevergoeding betaal ik in dat geval niet.

12. Ongewenst gedrag

Bij seksuele intimidatie, pesterijen, geweld, bedreiging of ander ongewenst gedrag van jou of van anderen die aanwezig zijn, mag ik de shoot direct stoppen. Gebeurt dit vóór de shoot, dan mag ik de afspraak annuleren. Je krijgt het bedrag dat je al hebt betaald dan niet terug.

13. Klachten

Ben je ergens niet tevreden over, laat het me dan zo snel mogelijk weten, het liefst binnen 14 dagen.

Stuur je klacht per mail, met uitleg wat er niet goed is.
Ik reageer binnen 5 werkdagen inhoudelijk.
Merk je tijdens de shoot dat iets niet goed gaat, zeg het dan meteen. Dan kan ik het direct oplossen.
Je wettelijke rechten blijven altijd gelden.

14. Styled shoots en workshops

Je plek is definitief zodra je factuur betaald is. Betaal binnen 2 weken nadat je de factuur hebt ontvangen.

Kun je toch niet? Laat het me zo snel mogelijk weten. Je hebt dan twee mogelijkheden:
- Je verplaatst je deelname naar een nieuwe datum waarop nog plek is. Daarvoor betaal je €50 administratiekosten.
- Je draagt je plek over aan een andere fotograaf. Daar zijn geen kosten aan verbonden. Laat me vooraf weten wie er in jouw plaats komt.
Annuleren: annuleer je, dan krijg je het betaalde bedrag niet terug.
Resultaat: ik doe mijn best om er een mooie en leerzame dag van te maken, maar ik kan niet garanderen dat de resultaten aan je verwachtingen voldoen.
Respect: ga respectvol om met de modellen en met de spullen op de locatie. Bij ongewenst gedrag of onvoorzichtig omgaan met spullen vraag ik je de locatie te verlaten, zonder terugbetaling.

15. Slotbepalingen

Is een bepaling in deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gewoon gelden.
Ik mag deze voorwaarden aanpassen. Voor jouw boeking gelden de voorwaarden die je bij je offerte hebt ontvangen.
Op deze voorwaarden en al onze afspraken is Nederlands recht van toepassing.